Conferência de carga: o que registrar em cada etapa

A vistoria logística registra o momento exato em que a responsabilidade muda de mãos. Tudo o que ela precisa conter existe para responder uma pergunta só: em que etapa a avaria apareceu.

Qual checklist usar

Recebimento em doca

Documentação, lacre, condição do baú, contagem contra a nota e foto da carga ainda dentro do veículo.

Depois de descarregada, a carga perde o contexto do carregamento e a origem da avaria fica indefinida.

Expedição

Amarração, distribuição de peso, número do lacre aplicado, temperatura inicial e foto do carregamento fechado.

O registro de saída é o que separa avaria de transporte de avaria de origem.

Entrega ao cliente final

Conferência de volumes, avaria visível, ressalva escrita no comprovante e assinatura do recebedor.

Comprovante assinado sem ressalva enfraquece muito qualquer reclamação posterior.

O que o roteiro precisa cobrir

Documentação: Nota fiscal e romaneio conferidos, CT-e, manifesto, placa e identificação do motorista, horário de chegada, início e fim da operação. O horário registrado é o que sustenta discussão de demurrage e de janela de entrega.
Veículo e lacre: Limpeza e condição do baú ou container, número do lacre na saída e na chegada, sinal de violação e temperatura registrada quando a carga é refrigerada. Lacre conferido só na chegada não prova integridade do trajeto.
Carga: Quantidade contra a nota, embalagem amassada, filme rompido, palete quebrado, avaria visível com foto, umidade, etiqueta legível e amarração. A foto precisa ser feita antes da descarga para manter o contexto.
Encerramento: Ressalva escrita no canhoto antes da assinatura, fotos anexadas à ocorrência, assinatura de quem entrega e de quem recebe e abertura de sinistro quando aplicável. Ressalva feita depois da assinatura não retroage.

Onde o registro em papel deixa de sustentar

O tempo de doca é o gargalo

Conferência que exige preencher papel, fotografar no celular e depois organizar as imagens no escritório não cabe na janela de descarga.

A ressalva se perde no canhoto

Anotação manuscrita em via carbonada é ilegível ou desaparece antes de chegar a quem abre o sinistro.

A foto chega sem vínculo com a ocorrência

Imagem enviada por mensagem, fora do registro da operação, obriga alguém a reconstruir depois qual carga e qual etapa ela documenta.

Antes de ir a campo

Fotografe a carga ainda dentro do veículo, antes de iniciar a descarga.
Confira o número do lacre na saída e na chegada, não só em uma ponta.